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Organisation d’événements

La Division des relations avec la presse et événements spéciaux organise plus d’une cinquantaine d’événements institutionnels par année et offre un appui en organisation d’événements facultaires et institutionnels.

Elle propose, entre autres, des services de rédaction de discours, de réservation de locaux, d’élaboration de scénarios et d’échéanciers, etc.

La Division privilégie une rencontre initiale au cours de laquelle sont discutés tous les éléments d’un dossier.

CONSIGNES POUR L'ORGANISATION D'ÉVÉNEMENTS PENDANT LA PANDÉMIE DE COVID-19

COVID-19 : Consignes particulières pour l’organisation d’événements à l’UQAM.

Dans le contexte de la COVID-19, l’UQAM doit mettre en place des mesures de prévention des infections et renforcer les pratiques d’hygiène dans les milieux d’études et de travail sur ses campus. Cela a des conséquences directes sur la tenue d’événements à l’UQAM, qu’il s’agisse de congrès, colloques et conférences ou d’activités de réseautage.

Les membres de la communauté doivent respecter les directives et les consignes ci-dessous, qui seront mises à jour selon l’évolution de la situation. Elles s’adressent à toute la communauté universitaire et sont valides jusqu’à nouvel ordre.

  • Aucune réservation de grande salle n’est possible, sauf pour les salles directement accessibles de l’extérieur.
  • Sauf pour l’enseignement, les rassemblements intérieurs et extérieurs sont interdits.
  • Aucune consommation d’alcool n’est autorisée sur le campus, sauf dans les lieux de diffusion (Galerie de l’UQAM, Centre de design, Centre Pierre-Péladeau et Cœur des sciences). Pour plus d'informations, visiter la page des Services alimentaires de l'UQAM.

Il est de la responsabilité de chaque personne de consulter régulièrement le site Info COVID 2020-2021 pour être avisée des mises à jour des directives de l’UQAM.

Pendant la durée de la pandémie, il vous est fortement recommandé de tenir vos événements sous forme virtuelle. Pour toute question ou pour obtenir un appui-conseil, veuillez communiquer avec Cyrille Batalla, conseiller à la Division des relations avec la presse et événements spéciaux à batalla.cyrille@uqam.ca.

Organisation d'un événement virtuel

Un guide est mis à votre disposition pour vous accompagner dans l’organisation d’un événement virtuel :

Organisation d'événements institutionnels

Pour les événements majeurs, l'organisation peut prendre plusieurs mois. De plus, ces événements exigent une rencontre préalable avec les membres de la Division.

  • Remise de doctorats honoris causa
  • Gala Reconnaissance
  • Activités de reconnaissance à l'intention du personnel et des étudiants de l'UQAM
Responsable

Jenny Desrochers
Directrice de la Division de relations avec la presse et événements spéciaux
514 987-3000, poste 7730
desrochers.jennifer@uqam.ca

Appui-conseil aux congrès, colloques et conférences

La Division offre un service d’appui-conseil pour les congrès, colloques et conférences (CCC), tant sur le plan logistique que des communications.

Voici un aperçu des services offerts :

  • Discuter des éléments logistiques à considérer.
  • Planifier 1 ou 2 rencontres de production avec les acteurs et fournisseurs concernés.
  • Discuter des éléments de communication à prendre en compte.
  • Faire des relations de presse avant, pendant et après l’événement (Salle de presse).
  • Prodiguer des conseils pour l’organisation d’événements écoresponsables.

Trois guides sont mis à votre disposition pour vous accompagner dans l’organisation d’un événement :

Responsable

Cyrille Batalla
Conseiller en relations de presse
514 987-3000, poste 7975
batalla.cyrille@uqam.ca

Promotion d’un événement

Lors de l’organisation d’un événement, il est important de l’inscrire au calendrier des événements de l’UQAM. Celui-ci sera diffusé dans la section « Événements » du site de l'Université et dans celle de la faculté concernée.

Il est également possible de formuler une demande pour annoncer l'activité sur les écrans géants du campus.

Protocole

Le protocole est considéré comme un instrument de communication et de rapprochement. Puisque chaque événement est particulier, les règles doivent toujours s’adapter en fonction de l’objectif d’un événement.

La Division est responsable du Guide de protocole à l’UQAM, qui mentionne les règles protocolaires principales, notamment celles en lien avec l’accueil des invités, les titres, les présentations et l’ordre de préséance des allocutions.

Lors de l’organisation de cérémonies de prestige, il est donc préférable de s’en remettre à un spécialiste du protocole, en communiquant avec la direction de la Division.

Elle doit aussi être informée de la venue d’un ministre lors d’un événement organisé par des membres de la communauté universitaire, afin de permettre à la rectrice de convenir du type d’accueil qui lui sera réservé.

Responsable

Jenny Desrochers
Directrice de la Division de relations avec la presse et événements spéciaux
514 987-3000, poste 7730
desrochers.jennifer@uqam.ca

Lancement d’un livre

Pour annoncer la parution d'un livre écrit ou édité par un professeur, la première étape est d'informer la personne responsable de la Campagne permanente de promotion des auteurs UQAM de sa publication.

Par la suite, le livre sera mis de l'avant à la bibliothèque et à la Coop UQAM, de même que dans le site Auteurs UQAM.

Bien que les activités de promotion comme le lancement du livre relève de la responsabilité de l'éditeur, la Division peut aider dans la corédaction d’un communiqué de presse, sa diffusion dans les réseaux de la Division ainsi que sa mise en ligne dans sa Salle de presse virtuelle.

De plus, la Division offre un service d'appui-conseil pour l’organisation du lancement.

Service de location d’espace

Membres de la communauté de l’UQAM

Pour louer un espace dans les pavillons de l’UQAM, il faut remplir le formulaire (PDF) du Service des immeubles.

Personnes de l’externe

Pour louer un espace dans l'un des pavillons de l’UQAM, il faut remplir le formulaire (PDF) du Service des immeubles.

Pour les congrès, colloques et conférences, les demandes doivent être adressées à la Division, qui offre un soutien à l’organisation des activités et aux communications.

 

Responsable

Division des relations avec la presse et événements spéciaux
514 987-3111
presse@uqam.ca

Un guide est mis à votre disposition pour vous accompagner dans l’organisation d’un événement virtuel :

Guide pratique pour l’organisation d’un événement virtuel à l’UQAM (cliquable